Integritetspolicy

Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

LTRHDN AB, organisationsnummer 559603-3596, Sverige, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter om dig som användare av Kvickd. Kontakt: hello@kvickd.com.

Vilka uppgifter samlar vi in om dig som användare?

Vi samlar in så lite som möjligt. Vilka uppgifter som behandlas beror på hur du använder Tjänsten:

• Konto och inloggning: e-postadress, namn och ett krypterat (hashat) lösenord, samt eventuella behörigheter i din koncern.
• Fakturering: de uppgifter som behövs för att fakturera din prenumeration (till exempel bolagsnamn, org.nr och kontaktuppgifter).
• Drift och säkerhet: inloggnings- och användningsloggar, IP-adress och tidsstämplar, för att driva Tjänsten och upptäcka missbruk.
• Support: det du skickar när du kontaktar oss (e-post, ärendebeskrivning och bilagor).

Bokföringsdata (vår roll som biträde)

Den bokföring du för i Tjänsten kan innehålla personuppgifter om dina anställda, kunder och leverantörer. För den behandlingen är du personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Vi behandlar uppgifterna enligt vårt biträdesavtal (Del 2), endast för att leverera Tjänsten, och delar dem inte med tredje part utöver de underbiträden som anges nedan.

AI-anslutningar

Kvickd kan användas via ett AI-verktyg som du själv väljer att koppla på (till exempel Claude eller ChatGPT). När du gör det skickas de uppgifter som behövs för din instruktion till den AI-leverantör du valt (till exempel Anthropic eller OpenAI). Den behandlingen sker då hos den leverantören enligt deras villkor, och du ansvarar för det valet. Kopplingen sker med OAuth och kortlivade tokens; du delar aldrig ditt lösenord med verktyget och kan koppla från när som helst. Ansluter du ett AI-verktyg blir dess leverantör ett underbiträde i behandlingen av din bokföringsdata (se Del 2).

På vår webbplats finns dessutom en frågeruta där du kan ställa frågor om Kvickd. För att svara skickas din fråga till en AI-leverantör (Anthropic eller OpenAI). Skriv inga känsliga uppgifter där; frågan behövs bara för att generera svaret.

Underbiträden och mottagare

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Vi anlitar underbiträden för att kunna leverera Tjänsten. De viktigaste kategorierna är:

• Drift, databas och hosting (infrastruktur för app och webbplats).
• E-post (transaktionella mejl och inkorg för underlag du mejlar in).
• Bolagsuppslag (uppgifter om företag från Bolagsverket och SCB vid onboarding).
• Fortnox (bokföringsintegration som aktiveras av dig, för att hämta verifikat, kunder och leverantörer).
• AI-leverantör (Anthropic eller OpenAI) för webbplatsens frågeruta, samt den AI-leverantör du själv väljer att koppla på.

En aktuell förteckning över underbiträden kan begäras via hello@kvickd.com. Vi informerar om väsentliga förändringar i förväg.

Rättslig grund

• Fullgöra avtal (art. 6.1 b): för att skapa och driva ditt konto och leverera Tjänsten.
• Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c): för bokförings- och skatterättsliga krav, till exempel bokföringslagens arkiveringstid.
• Berättigat intresse (art. 6.1 f): för säkerhet, loggning, att förebygga missbruk och för att förbättra Tjänsten.
• Samtycke (art. 6.1 a): för sådant som kräver det, till exempel icke-nödvändiga cookies.

Överföring utanför EU/EES

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Vissa underbiträden är etablerade i USA. Vid sådan överföring säkerställer vi lämpliga skyddsåtgärder, i första hand EU-kommissionens adekvansbeslut (EU-US Data Privacy Framework) eller EU:s standardavtalsklausuler (SCC). Du kan begära en kopia av skyddsåtgärderna via hello@kvickd.com.

Så länge sparar vi uppgifterna

Kontouppgifter sparas så länge du har ett konto, och en begränsad tid därefter för säkerhet och för att kunna hantera efterföljande frågor. Observera bokföringslagens arkiveringskrav: räkenskapsinformation ska bevaras i minst sju år, vilket kan påverka hur och hur länge bokföringsdata sparas även efter att ett konto avslutats. Se även Del 2 om radering och återlämnande.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till, rättelse eller radering av dina personuppgifter, att invända mot eller begära begränsning av behandlingen, samt rätt till dataportabilitet. Radering kan begränsas av lagstadgad arkiveringsskyldighet. Kontakta oss på hello@kvickd.com. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy@imy.se, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt GDPR art. 32, bland annat kryptering av trafik (HTTPS), behörighetsstyrd åtkomst, säkerhetskopior och loggning. Varje åtgärd en ansluten assistent gör skrivs till en granskningslogg.

Cookies

Hur vi använder cookies beskrivs i vår cookiepolicy.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Denna del reglerar LTRHDN AB:s behandling av personuppgifter som personuppgiftsbiträde på uppdrag av dig som kund (personuppgiftsansvarig), enligt GDPR art. 28. Avtalet gäller automatiskt och träder i kraft när du godkänner våra användarvillkor.

1. Parter och definitioner

• Den ansvarige: du som kund, som bestämmer ändamål och medel för behandlingen av kundens data.
• Biträdet: LTRHDN AB, org.nr 559603-3596, som behandlar personuppgifter enbart enligt den ansvariges instruktioner.
• Kundens data: alla personuppgifter du lägger in i Tjänsten, till exempel bokföringsunderlag, fakturor, kvitton, lönedata och kontaktuppgifter till anställda, kunder och leverantörer.
• Underbiträde: tredje part som biträdet anlitar för att fullgöra delar av åtagandet.

2. Föremål, ändamål och varaktighet

Biträdet behandlar kundens data uteslutande för att tillhandahålla Tjänsten (bokföring, fakturering, lön, moms, bokslut och relaterade funktioner) åt den ansvarige. Behandlingen pågår under avtalstiden. Efter avtalets slut gäller avsnittet om radering och återlämnande. Kategorier av registrerade är i huvudsak den ansvariges anställda, kunder och leverantörer, samt övriga personer som förekommer i den ansvariges verifikationer.

3. Biträdets skyldigheter

• Instruktionsbundenhet: vi behandlar kundens data enbart enligt dina dokumenterade instruktioner (dessa villkor och Tjänstens funktionalitet). Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsregler informerar vi dig.
• Konfidentialitet: personal med åtkomst till kundens data är bunden av sekretess.
• Säkerhet: vi vidtar lämpliga åtgärder enligt art. 32 (kryptering, behörighetsstyrning, säkerhetskopior, loggning).
• Registrerades rättigheter: vi bistår dig med att besvara begäran från registrerade (art. 15 till 22).
• Konsekvensbedömning: vi bistår dig med DPIA och förhandssamråd (art. 35 och 36) om det blir aktuellt.

4. Personuppgiftsincidenter

Vi meddelar dig utan onödigt dröjsmål efter att vi fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör kundens data, med den information du behöver för att bedöma den. Du ansvarar för att vid behov anmäla incidenten till IMY (art. 33) och informera berörda registrerade (art. 34).

5. Underbiträden

Du ger oss ett allmänt förhandsgodkännande att anlita underbiträden för att leverera Tjänsten (se listan i Del 1). Vi ålägger underbiträden dataskyddsskyldigheter som i allt väsentligt motsvarar dem i detta avtal, och ansvarar för deras efterlevnad. Vi informerar dig om planerade tillägg eller byten av underbiträden i förväg, och du kan invända.

6. AI-verktyg som du kopplar på

Väljer du att ansluta ett AI-verktyg till Tjänsten instruerar du oss att göra kundens data tillgänglig för det verktyget och därmed för den AI-leverantör verktyget använder. Den leverantören blir ett underbiträde i den behandlingen. Du ansvarar för valet av AI-verktyg och bör granska den leverantörens villkor och dataskydd. Kopplingen är frivillig; utan den skickas ingen bokföringsdata till någon AI-leverantör för din räkning.

7. Överföring till tredjeland

Kundens data överförs inte utanför EU/EES utan att en giltig skyddsmekanism finns på plats, till exempel adekvansbeslut (EU-US Data Privacy Framework) eller EU:s standardavtalsklausuler (SCC).

8. Radering och återlämnande

Du kan när som helst under avtalstiden exportera kundens data, till exempel som SIE-fil. Efter avtalets slut, eller på din skriftliga begäran, raderar vi kundens data inom rimlig tid och bekräftar det, med undantag för data vi enligt lag är skyldiga att bevara. Du är enligt bokföringslagen (1999:1078) skyldig att bevara räkenskapsinformation i minst sju år; det är ditt ansvar att säkerställa detta, till exempel genom att exportera din data i god tid.

9. Granskning och tillämplig lag

Vi tillhandahåller den information som rimligen krävs för att styrka efterlevnad av art. 28 och medverkar i granskning med skälig framförhållning. Detta avtal regleras av svensk rätt.